FUNKCIE

Spolu s našimi zákazníkmi neustále pracujeme na nových funkciách, preto je vedenie virtuálnej kancelárie čoraz pohodlnejšie.
Korešpondencie Kartotéka zákazníkov Potvrdenie prevzatia korešpondencie E-mailová oznámení a sms Konferenčné miestnosti Zákaznícky Panel Databáza faktúr Generátor Dokumentov Interné správy Dodatočné služby Používanie balíčkov Správa používateľov

KOREŠPONDENCIE

Všetky informácie na jednom mieste.

  • Vedenie doručenej a odoslanej korešpondencie s automatickým zasielaním oznámení zákazníkom.
  • Zadávanie informácií o prevzatej korešpondencii, ako aj o pošte zaslanej zákazníkovi alebo v jeho mene.
  • Archív usporiadaný podľa statusov uľahčuje efektívne vedenie pošty.
  • Zákazníci dostávajú neobmedzený prístup k svojej korešpondencii zo zákazníckeho panela.
  • Skenovanie pošty priamo do systému s použitím protokolu FTP.
  • Export zostavy pošty s informáciami o prevzatí do súboru .XLS.

KARTOTÉKA ZÁKAZNÍKOV

Databáza zákazníkov s rýchlym vyhľadávaním údajov

  • Usporiadaná kartotéka zákazníkov a kontaktných osôb so všetkými nevyhnutnými údajmi vám uľahčí a zrýchli komunikáciu a zefektívni vzájomnú spoluprácu.
  • Rýchle vyhľadávanie podľa názvu spoločnosti, adresy, kontaktných osôb alebo podľa ľubovoľných dodatočných informácií.
  • Ľubovoľný počet kontaktných, registračných a korešpondenčných údajov zadaných v systéme.

POTVRDENIE PREVZATIA KOREŠPONDENCIE

Pomoc pri osobnom odbere pošty zákazníka.

DESKTOMY generuje zoznam osôb oprávnených na preberanie pošty konkrétneho zákazníka, ako aj umožňuje tlačiť potvrdenia prevzatia danej korešpondencie. Informácie o dátume, čase a osobe, ktorá prevzala poštu, sú uložené v systéme a v ľubovoľnej chvíli umožňujú skontrolovať históriu pošty.

E-MAILOVÉ OZNÁMENIA A SMS

Automatické oznámenia zákazníkom.

Dobrá a ničím nerušená komunikácia so zákazníkom, ktorý má vďaka tomu vždy aktuálne informácie. DESKTOMY automaticky informuje vašich zákazníkov napríklad o zaevidovaní novej korešpondencie, rezervácii konferenčnej miestnosti či o dodaní faktúry. Oznámenia sa zasielajú na emailové adresy a telefónne čísla definované pre jednotlivých zákazníkov.

KONFERENČNÉ MIESTNOSTI

Praktický kalendár rezervácií konferenčných miestností.

Komplexný rezervačný modul, ktorý môžete sprístupniť zákazníkom a návštevníkom webovej stránky vašej kancelárie.

  • Rezervácie sú predstavené vo forme kalendára s typickým rozdelením na mesiace, týždne a dni.
  • Svojim zákazníkom môžete umožniť objednávať si dodatočné služby, ako napríklad prenájom projektora či občerstvenie.
  • Dostávate odkaz, vďaka ktorému návštevníci vašej stránky môžu vytvoriť rezerváciu bez toho, aby museli mať vlastný účet v aplikácii.

ZÁKAZNÍCKY PANEL

Skeny a informácie dostupné nonstop.

  • Jednoduchý a rýchly prístup vašich zákazníkov k faktúram, dokumentom a správam prostredníctvom zákazníckeho panela s využitím stacionárnych aj mobilných zariadení.
  • Prístup k histórii doručenej pošty, skenov, a tiež k rezervačnému modulu konferenčných miestností.
  • Zákazník má možnosť neustále a z ľubovoľného miesta posielať a prijímať správy od vás.

DATABÁZA FAKTÚR

Poriadok vo faktúrach vystavených zákazníkovi.

Vy aj váš zákazník máte prístup k všetkým vystaveným faktúram zadaným v systéme. Spolu s nimi sú sprístupnené informácie o lehotách a sumách platieb, s možnosťou označenia ich statusu. Zákazník po zadaní novej faktúry automaticky dostáva emailové oznámenie. V prípade omeškania platby môžete zaslať zákazníkovi upozornenie.

GENERÁTOR DOKUMENTOV

Automaticky vytvárajte a dopĺňajte svoje najčastejšie používané dokumenty.

  • Vytvárajte šablóny dokumentov, ktoré používate vo vašej kancelárii.
  • Používajte premenné na automatické dopĺňanie údajov v dohode.
  • Uložte hotové dohody a dokumenty vo formáte PDF.

INTERNÉ SPRÁVY

Efektívna komunikácia so zákazníkom.

Kontakt so zákazníkom je ešte účinnejší a pohodlnejší. Modul interných správ umožňuje vedenie celej korešpondencie so zákazníkmi priamo v systéme. Takým spôsobom im môžete poskytovať informácie o činnosti kancelárie, zasielať dohody a iné dokumenty.

DODATOČNÉ SLUŽBY

Informácie potrebné na prípravu zúčtovaní.

V systéme môžete zadať informácie o ľubovoľných dodatočných službách, ktoré poskytujete zákazníkovi, vrátane ich cien, ktoré môžete použiť pri príprave zúčtovaní.

POUŽÍVANIE BALÍČKOV

Zadajte svoje balíčky a priraďte ich zákazníkom.

Ak poskytujete služby vo forme balíčkov, môžete ich zadať v systéme DESKTOMY spolu so všetkými pre zákazníkov podstatnými informáciami, ako sú: cena, trvanie dohody, pravidelnosť zúčtovaní a limity vedenia pošty. Ku každému zákazníkovi môžete priradiť konkrétny hotový balíček, alebo môžete definovať individuálne podmienky spolupráce.

SPRÁVA POUŽÍVATEĽOV

Ľubovoľný počet používateľov a obsluha mnohých firiem.

  • Pridávajte do databázy ľubovoľný počet používateľov systému, ktorí obsluhujú vašu firmu.
  • Ku každému zákazníkovi môžete priradiť neobmedzený počet používateľov s prístupom k zákazníckemu panelu.
  • DESKTOMY umožňuje obsluhovať viacero firiem s použitím jedného používateľského účtu.

SPOZNAJTE VÝHODY, KTORÉ ZÍSKATE POUŽÍVANÍM DESKTOMY